Um cliente solicitou que seu produto fosse refeito, pois estava com problemas na hora da montagem em sua máquina. Levou a peça para a empresa de seu fornecedor, e pediu urgência na devolução da peça, o fornecedor disse que devolveria à peça às 17h do mesmo dia, mas não foi o que aconteceu.No decorrer do dia aconteceram vários problemas no conserto da peça do cliente, o supervisor de produção percebeu que não daria tempo para entregar a peça no horário combinado. Informou o problema para o departamento comercial, solicitando o contato imediato com o cliente para mantê-lo informado. O cliente não foi avisado que haveria atraso na entrega da peça, no outro dia no primeiro horário ele estava na porta da empresa, para buscar sua peça que ainda não estava pronta, ele bem alterado e nervoso, pois não sabia o que tinha acontecido com seu material, explicou a empresa que estava com problema devido este atraso e reclamou da falta de comunicação com os clientes. O diretor reuniu o departamento comercial e o supervisor da produção para saber o que havia acontecido, pois a ordem dada era de que o cliente não receberia a peça, e teria que ser informado disso.Quando perceberam que a informação tinha sido passada para o comercial, porém não repassada para o cliente, viram que o cliente estava com razão, e a única coisa há fazer era pedir desculpas pela situação e tentar reverter à situação para não ter mais problemas com o mesmo. O cliente permaneceu na empresa até o material ser liberado, levando a peça para testá-la em sua máquina.
Comunicação Empresarial
A Comunicação Empresarial é um processo de passar informação com compreensão de uma pessoa para outra, principalmente quando se refere a informações que se dizem respeito ao bom funcionamento e normas da organização. Já para as diretorias e presidências das organizações é uma peça fundamental, devido a grande necessidade de agilidade nos processos de informações.
Ela divide-se em algumas formas fundamentais:
· Comunicação Interna - engloba a comunicação entre os colaboradores, através de e-mail, mural, reuniões, entre outras.
· Comunicação Externa - engloba a comunicação com o público externo, como clientes e fornecedores, normalmente é passada através de e-mail, correspondências, entre outras.
· Comunicação Formal - esta é impressidivelmente de confiança, utilizada normalmente para comunicar-se com o público externo e para passar informações diretamente da diretoria da corporação.
· Comunicação Informal - não é muito confiável, uma das principais formas utilizadas é a “rádio peão” ou seja “radio corredor”. Esse tipo de informação não é muito aceita pelos empresários, mas com a ajuda dos profissionais de comunicação já estão sabendo contornar esse problema e fazendo dela uma ferramenta aliada aos objetivos da organização.
Alguns fatores que podem causar distorções na comunicação:
· Fator Psicológico - quando uma pessoa não está bem emocionalmente falando, ela pode interpretar a informação passada de forma errada e passar adiante de acordo com sua visão momentânea, podendo trazer grandes danos para a organização.
· Fator Sociológico - a falta de organização no momento de passar a mensagem, pode trazes grandes prejuízos.
Fator Técnico - um pessoa sozinha querer resolver todos os problemas ao mesmo tempo, podendo haver confusões e trocas de informações.
· Ambientalização - o local de trabalho deve sempre ser limpo, com boa iluminação, com uma boa acústica e uma boa instrutura para um melhor rendimento em todos fatores.
Para um melhor funcionamento deste setor, é necessário sempre ter muita atenção antes de passar qualquer informação, recomenda-se sempre passar por escrito, para evitar conflitos.
Saber escutar e transmitir é primordial para as partes envolvidas. Havendo duvidas utilize sempre os 5W (cinco perguntas fundamentais para uma comunicação perfeita): Quem? Como? Quando? Por que? O que?.
A Comunicação Empresarial ainda engloba o cuidado com a imagem e marca da organização. Os profissionais desta área estão sempre preocupados com o relacionamento da organização, como um todo com a sociedade e seus interlocutores. Eles não olham este relacionamento apenas com clientes, fornecedores, parceiros, mas principalmente como formadores de opinião e membros de uma sociedade e que podem auxiliar ou não na preservação da imagem da organização.
Com os dias de hoje, devem sempre buscar a perfeição na comunicação, afinal ela é uma peça fundamental para um melhor funcionamento e rendimento de uma instituição.
Estas habilidades também são fundamentais em nossas vidas pessoais. Quando se trabalha com uma melhor comunicação, melhora também o aspecto de seus talentos em tratar da vida pessoal. Imagine, quanto melhor a comunicação, menos stress, isso acarreta melhor rendimento nas atividades internas e externas.
Quando há falhas na comunicação, não adianta procurar os culpados, e sim resolver os problemas que estas falhas possam ter causado.
